Ohne Projektmanagement geht’s auch,…

Kennen Sie das? Sie kommen aus einem konstruktiven Meeting, alles Wesentliche ist besprochen und das Projekt und alle Wünsche sind auf dem Weg, zu Papier gebracht zu werden? Nun, vielleicht bevorzugen Sie ja auch den digitalen Weg. Gemeint ist das Angebot. In diesem werden die Anforderungen und Wünsche festgehalten und nicht selten dient es bereits als Grob- oder gar Feinspezifikation. In den allermeisten Angeboten gibt es eine Position, die eine stark polarisierende Wirkung hat – das Projektmanagement.

Wussten Sie, dass sogar das soeben erwähnte Meeting – nennen wir es Projektbesprechung oder KickOff – schon eine Form des Projektmanagements ist? Und sogar die Angebotserstellung dazu zählt? Wann immer sich die Projekt-Parteien Gedanken über das (potentiell) gemeinsame Vorhaben machen, fällt dies unter Projektmanagement.  

Zugegeben, es ist wenig überraschend, dass Projektmanagement für mich eine großartige Sache ist – ansonsten sollte ich meine Berufswahl wohl auch noch einmal überdenken. In diesem Artikel teile ich mit Ihnen meine Erfahrungen als Projektmanagerin und erkläre Ihnen, warum Projektmanagement auch für Sie eine großartige Sache sein kann und sollte. 

“Sag mir wie Dein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es endet.“

So lautet eine viel zitierte Redewendung unter Projektmanagern. Ein erfolgreiches Projekt will wohldurchdacht, ordentlich geplant und ressourcenschonend umgesetzt werden. 

In die Projektvorbereitung kann und sollte der Projektmanager schon viel Energie investieren. Denn davon ist abhängig wie die Projektsteuerung verläuft. Ein gut geplantes Projekt ist in der Steuerung deutlich einfacher als ein schlecht geplantes Projekt. So muss ein jeder Projektmanager abwägen, wie viel Aufwand er/sie jeweils in die Vorbereitung und in die Steuerung investieren wird. Aber im Hinterkopf sollte immer sein: Ein schlecht geplantes Projekt wird meist in der Umsetzung keinen Spaß und dafür sehr viel mehr Arbeit machen. Im umgekehrten Fall wird ein gut geplantes Projekt in vielen Fällen in der Steuerung unkomplizierter sein. 

Aber wann ist Projektmanagement wirklich wichtig?

Gehen wir einen Schritt zurück und fragen uns: Was ist eigentlich ein Projekt und was ist eigentlich Projektmanagement? Werfen wir hierfür einen Blick auf das Deutsche Institut für Normung und die DIN 69901:

Projekt

Ein “Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie: 

• Zielvorgaben,
• zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und
• projektspezifische Organisation.”
   

Projektmanagement

Projektmanagement ist die “Gesamtheit von Führungsaufgaben , -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts.” 

Dr. Thor Möller und Prof. Dr. Florian E. Dörenberg gehen mit ihrer Definition im Buch “Projektmanagement (WiSorium - Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliches Repetitorium)” noch einen Schritt weiter und damit auf einige Eigenschaften ein, die Projektmanagement besonders machen: 

Projektmanagement ist “Gesamthafte, fachgebietsübergreifende, projektaufgabenbezogene Koordination der Planung (Projektvorbereitung) und Koordination der Durchführung (Projektsteuerung) von Projekten zur Erreichung der Projektziele Leistung, Termin, Kosten und Qualität” 

Neben der Projektvorbereitung und -steuerung, geht diese erweiterte Definition auf den für uns wichtigen Punkt “Fachgebiete” ein. So arbeiten an einem Projekt nicht nur Fachkräfte eines bestimmten Bereichs zusammen. Vielmehr arbeiten verschiedene Fachgebiete zusammen. Das Projektmanagement ist somit eine verbindende Disziplin.

 

Was wäre ein “Projekt” ohne “Management”? 

Stellen wir uns mal ein Projekt ohne Projektmanagement vor: Die Beauftragung für ein Projekt ist eingegangen, alle Beteiligten gehen hochmotiviert an die Arbeit – aber eigentlich weiß keiner so genau wohin die Reise gehen soll. Die Designerin gestaltet in liebevoller Feinarbeit die packensten Animationen, der Programmierer verliert sich in Details für ein mehrsprachiges CMS und die Content Managerin arbeitet seitenweise Text und abgefahrene Tabellen aus.

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende alle Fachgebiete zusammen finden? 
Und wie wahrscheinlich wird der Kunde glücklich über das Ergebnis sein? Sie ahnen es…  
 

“Ohne meinen Projektmanager sage ich nichts”

Bei SOTA gibt es kein Projekt ohne Projektmanagement. Egal ob mehrsprachige Website mit Onlineshop oder eine Messe-Microsite. Selbst eine scheinbar kleine Aufgabe benötigt neben der engen Abstimmung mit dem Kunden, eine Planung der Ressourcen, ein Briefing aller Beteiligten und eine Qualitätskontrolle, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. 

Hierbei schießen wir aber nicht mit Kanonen auf Spatzen – für die Visitenkarte kommt nicht die volle Projektmanagement-Armada mit all ihren großen Programmen und Helferchen zum Einsatz. Was es aber immer gibt – IMMER – ist ein zentraler Ansprechpartner, der zu jeder Zeit alles im Detail über das Projekt weiß und alle Timings im Blick hat. 

Lohnt sich die Investition? 

Ein professionelles Projektmanagement bringt jedem Projekt einen Effizienzsprung. Denn der Mehraufwand, der durch die Projektvorbereitung entsteht, bringt durch die vereinfachte Projektsteuerung am Ende eine echte Kosten- und Zeitersparnis. 

Die Vorteile von Projektmanagement liegen auf der Hand: 

• Geringerer Zeitbedarf
• Bessere Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen
• Optimierte Zusammenarbeit zwischen den Fachgebieten
• Frühzeitige Erkennung von Abweichungen
• Niedrigere Projektkosten

Sie sehen also: Auch wenn der Projektmanagement-Posten im Angebot auf Sie erst einmal wie ein unnötiger Posten mit Einsparpotential wirkt – so werden Sie im Projektverlauf durch das Projektmanagement bares Geld, Nerven und Zeit sparen. 

Artikelbild »Businesswoman hand Stopping Falling wooden Dominoes. Business, Risk Management, Solution and strategy Concepts« by Jo Panuwat D